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Onboarding: o que é e como colocar em prática

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Por:

Raphael Caitano

Onboarding: o que é e como colocar em prática

A integração de novos colaboradores, conhecida como onboarding, é um dos processos mais críticos para o sucesso de uma organização. Esse momento inicial é determinante para garantir que os recém-contratados se sintam bem-vindos, engajados e preparados para desempenhar suas funções de maneira eficaz. 

Um onboarding bem estruturado não apenas acelera a adaptação dos novos funcionários, mas também contribui significativamente para a retenção de talentos, o aumento do engajamento e o crescimento do negócio.

Neste conteúdo, exploraremos detalhadamente o que é onboarding, sua importância para a empresa e os colaboradores, e como implementar um programa de forma eficaz.

O que é onboarding?

Onboarding é o processo de integração de novos colaboradores em uma organização. Esse processo visa assegurar que os recém-contratados se adaptem rapidamente à equipe, à cultura e às operações da empresa, adquirindo os conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários para se tornarem membros produtivos e engajados.

O processo envolve várias etapas essenciais, como orientação inicial, supervisão contínua, acompanhamento e treinamento especializado. Ele deve começar logo após a contratação, quando o novo funcionário está motivado, engajado e disposto a aprender. 

Porém, é importante que o onboarding se estenda até o momento em que o colaborador esteja completamente à vontade em sua nova função.

Ao passar por uma experiência de onboarding detalhada, onde são explicadas as etapas das funções, configuradas as contas essenciais e compartilhadas as metas da empresa e do setor, os novos colaboradores têm uma probabilidade maior de sucesso em suas atividades.

Além dos colaboradores, o processo de onboarding também pode ser aplicado a novos clientes.

Qual é a importância de um onboarding?

Onboarding: o que é e como colocar em prática

A integração de novos colaboradores, ou onboarding, é um processo essencial que vai muito além de simplesmente apresentar a empresa e suas instalações. 

Esse processo tem um papel crucial em garantir que os novos funcionários se sintam bem-vindos, confortáveis e preparados para desempenhar suas funções com eficiência. Vamos explorar os principais benefícios do onboarding, tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

1. Retenção de talentos

Atrair e reter talentos de alto desempenho é um dos maiores desafios para qualquer empresa. Embora bons salários e benefícios sejam atrativos importantes, fatores intangíveis como boas relações com gestores e alinhamento com os valores organizacionais são fundamentais. O onboarding ajuda a construir uma base sólida para esses atributos intangíveis, promovendo uma cultura organizacional que atrai e retém profissionais talentosos.

2. Aumento do engajamento dos profissionais

O engajamento dos colaboradores é vital para o sucesso de qualquer empresa. Um programa de onboarding eficaz ajuda a integrar os novos profissionais à cultura da empresa, estimulando o engajamento desde o início. 

Quando os novos funcionários se sentem engajados e motivados, é mais provável que eles permaneçam na empresa por mais tempo e contribuam de maneira significativa para seu sucesso.

3. Crescimento do negócio

Profissionais altamente engajados são mais produtivos e contribuem mais para o crescimento do negócio. Além de melhorar a produtividade, o onboarding fortalece a cultura organizacional e os relacionamentos no ambiente de trabalho. Isso resulta em uma equipe mais coesa e motivada, capaz de atingir e superar as metas da empresa.

4. Alinhamento com a cultura empresarial

O onboarding oferece uma excelente oportunidade para apresentar a missão, visão, valores e objetivos da empresa aos novos colaboradores. Isso pode ser feito por meio de sessões de integração cultural, histórias sobre a empresa, exemplos de sucesso e apresentações de líderes. Compreendendo a cultura empresarial desde o início, os novos funcionários podem alinhar suas ações e decisões com os valores da empresa.

5. Redução do turnover

Um bom processo de onboarding reduz significativamente a rotatividade de pessoal, ou turnover. Quando os colaboradores se sentem pertencentes à empresa, seu vínculo se fortalece, diminuindo a probabilidade de deixarem a organização. 

Além disso, um onboarding abrangente proporciona as ferramentas e recursos necessários para o sucesso dos novos funcionários, reduzindo a frustração e aumentando a confiança.

6. Redução de erros e retrabalho

Treinamentos sobre procedimentos, sistemas e políticas da empresa são partes essenciais de um onboarding eficaz. Esses treinamentos ajudam os novos funcionários a entenderem claramente as expectativas da organização, evitando erros comuns e minimizando a necessidade de retrabalho. Com orientações claras e informações detalhadas, a curva de aprendizado é reduzida, permitindo que os colaboradores se tornem produtivos mais rapidamente.

Ao investir no onboarding, a empresa cria um ambiente mais acolhedor e produtivo, fortalecendo sua posição no mercado competitivo.

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Como fazer o onboarding?

Como fazer o onboarding?

O processo de onboarding é crucial para garantir uma transição suave e bem-sucedida para os novos funcionários. Vamos explorar as etapas essenciais para estruturar um programa eficaz.

1. Deixe tudo claro na hora da contratação

Assegure que todas as informações importantes, como salários, benefícios, período de experiência e data de início, estejam claramente especificadas no momento da contratação. 

Essas informações podem ser enviadas por e-mail para facilitar a compreensão do novo colaborador. Planeje o início da jornada de trabalho para uma segunda-feira, proporcionando uma semana completa para a integração.

2. Prepare a chegada

Faça com que o novo funcionário se sinta esperado e valorizado

Dias antes do início, envie uma mensagem de boas-vindas, demonstrando entusiasmo com a chegada dele. Garanta que a equipe esteja ciente da nova contratação, enviando um e-mail apresentando o novo colega e seu perfil. Prepare os treinamentos e atualize as informações necessárias para a chegada do novo colaborador.

3. Crie um evento de boas-vindas

No primeiro dia de trabalho, organize um evento de boas-vindas com os membros da equipe e de outros departamentos. Use essa oportunidade para apresentar a história da empresa, seus valores, fundadores e objetivos futuros. Explique as regras básicas e práticas recomendadas, como trajes adequados, e forneça um cronograma detalhado da estrutura da empresa.

4. Faça um tour pela empresa

Um passeio pelas instalações ajuda o novo colaborador a se sentir mais confortável e familiarizado com o ambiente. Apresente-o aos colegas e aos líderes da equipe, promovendo uma integração mais informal. Se possível, apresente-o aos executivos da empresa, mostrando uma relação de respeito e acessibilidade entre todos os níveis hierárquicos.

5. Apresente o setor de trabalho

No processo de integração, é essencial considerar o setor específico onde o novo colaborador trabalhará. Recursos Humanos e o gestor da equipe devem colaborar para fornecer todas as informações relevantes sobre os desafios, metas e projetos do setor. Um almoço de boas-vindas com a equipe pode ajudar na integração social.

6. Organize o ambiente de trabalho

Garanta que o espaço de trabalho esteja organizado e pronto para o novo colaborador. Separe os materiais necessários e deixe informativos impressos com números de ramais, nomes dos responsáveis e outras informações úteis. Forneça acesso à rede da empresa e entregue um cronograma detalhado com os compromissos e metas do dia.

7. Escolha um funcionário para auxiliar

Escolha um funcionário experiente para atuar como mentor do novo colaborador, ajudando-o a esclarecer dúvidas e orientar nos primeiros dias. Forneça um guia detalhado com informações básicas e frequentes, evitando que o novo colaborador se sinta inseguro ao fazer perguntas simples.

8. Aplique um treinamento personalizado

Invista em treinamentos personalizados que atendam às necessidades específicas do novo colaborador. Um mentor deve acompanhar os primeiros passos, responder dúvidas e corrigir erros, garantindo um alinhamento eficaz com o ambiente corporativo.

9. Disponibilize um documento de referência

Crie um documento digital abrangente que sirva como guia de referência para o novo colaborador. Inclua informações sobre a história da empresa, sua missão, visão, valores, estrutura organizacional, políticas de benefícios, férias e horas de trabalho.

10. Faça um acompanhamento contínuo

O onboarding não deve terminar após os primeiros dias. Estabeleça uma rotina de acompanhamento contínuo, incentivando líderes e membros da equipe a realizarem check-ins informais regularmente. Identifique oportunidades de desenvolvimento e ofereça treinamentos adicionais conforme necessário.

Um processo de onboarding bem-estruturado garante que os novos funcionários se sintam bem-vindos, preparados e motivados para contribuir para o sucesso da empresa. Com essas práticas, você cria um ambiente acolhedor e produtivo, fortalecendo o engajamento e a retenção de talentos.

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Conclusão

Implementar um processo de onboarding eficaz é fundamental para garantir que novos colaboradores se sintam bem-vindos, engajados e preparados para contribuir com sucesso para a empresa. Desde a preparação do ambiente de trabalho até o acompanhamento contínuo, cada etapa do onboarding deve ser cuidadosamente planejada e executada para maximizar a adaptação e o desempenho dos novos funcionários.

Através de práticas bem estruturadas, como a comunicação clara, a definição de mentores, a aplicação de treinamentos personalizados e o uso da tecnologia como aliada, é possível criar um ambiente acolhedor e produtivo. Isso não só fortalece o vínculo dos colaboradores com a empresa, mas também promove uma cultura organizacional positiva e engajada.

Além de melhorar a retenção de talentos e reduzir o turnover, um onboarding eficiente contribui para o crescimento sustentável do negócio. Investir nesse processo é investir no futuro da empresa, garantindo que cada novo membro da equipe esteja alinhado com os valores, metas e objetivos organizacionais desde o primeiro dia.

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