Ferramentas de Automação de marketing para clínicas e médicos: como usar?

Com as ferramentas de automação de marketing é possível aumentar a eficiência da sua clínica, consultório, laboratório ou hospital e melhorar o relacionamento com seus pacientes

Caso você nem saiba ao certo sobre do que estamos falando ou se já conhece, mas não sabe bem como usar, neste artigo vamos te mostrar como isso pode ser feito e exemplos práticos de como essa estratégia pode transformar seu negócio da saúde.

Se esse assunto lhe interessa, você está no conteúdo certo!

Não usar as ferramentas de automação marketing é rasgar dinheiro!

Sem automação de marketing, clínicas e hospitais estão perdendo pacientes – e dinheiro – todos os dias, e podemos provar!

Responda: seu atendimento consegue…

• atender, imediatamente, todas as ligações que chegam querendo agendamentos ou informações?
• responder 100% dos contatos feitos por WhatsApp, em até 5 minutos?
• ligar para contatos (leads) vindos de formulários no site em até 5 minutos?

Se sua resposta foi “não” para algum desses itens, saiba que você está rasgando dinheiro. E ainda pode piorar…

• Sabe aquele(a) paciente que esteve em atendimento há alguns meses? De lá para cá, como você se relacionou com ele? Tem mantido algum contato (nutrição, no marketing) ou pensa que, se o(a) paciente já se consultou, não precisa mais fazer nada?

Se sua resposta foi novamente “não”, saiba que há muito dinheiro parado nesse grupo de pacientes.

Como vimos, estratégias de automação de marketing existem para evitar que todas essas oportunidades se percam. E o melhor: tudo de forma automática!

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Mas como as ferramentas de automação de marketing pode me ajudar?

A realidade é que, por diversos motivos, equipes de atendimento não conseguem responder rapidamente aos pedidos de agendamento, não lembram os pacientes de retornar para consultas de rotina e deixam de nutrir o relacionamento com eles. 

Isso resulta em pacientes insatisfeitos e que buscam outras opções, enquanto a clínica perde dinheiro e reputação.

Imagine agora uma clínica com pacientes satisfeitos, que retornam frequentemente, recomendam a clínica para amigos e familiares e enxergam na clínica um verdadeiro parceiro de saúde. 

Isso é possível com a automação de marketing!

Imagine aquelas mesmas situações citadas no tópico anterior, em que um paciente preenche um formulário no site em busca de agendamento. Só que, dessa vez, sua automação de marketing envia imediatamente para ele um e-mail com informações e orientações, mesmo que esse contato tenha sido feito num domingo à noite, por exemplo.

Nesse e-mail é possível informar a ele sobre os horários de funcionamento da sua clínica, que a equipe de atendimento fará contato logo no dia seguinte e que ele(a) está no topo da lista para receber esse contato. 

De forma automática você já começou a se relacionar com essa pessoa e a demonstrar interesse por ela. A chance de que isso resulte em um agendamento é muito maior.

Você pode perguntar: e se o contato for feito pelo WhatsApp? Por telefone? Pelo Instagram? Também é possível fazer isso? Sim, e o melhor: é possível unificar tudo isso e você ter controle num único painel.

E por falar em se relacionar com os pacientes, essa é uma das ações necessárias para combater um dos principais vilões das clínicas: as faltas dos pacientes agendados. Saiba mais e descubra as melhores estratégias baixando gratuitamente nosso ebook sobre esse assuntos:

Veja também: Ferramentas de automação de marketing – Conheça as principais!

Como usar as ferramentas de automação de marketing para clínicas e médicos?

Indo direto ao ponto, listamos abaixo os fluxos mais importantes que toda clínica deveria ter.

Confirmação de agendamentos por e-mail

Não sei se você chegou a ver, mas há alguns dias falamos sobre como reduzir as faltas dos pacientes em nosso canal no YouTube, ou seja, pacientes que confirmam e não comparecem. 

Nesse conteúdo, um dos principais motivos que mapeamos para que as faltas ocorram é o fato de que os(as) pacientes se esquecem do agendamento. Agendam, não anotam e acabam não se lembrando.

Já quando você usa uma ferramenta de automação, que envia para esse(a) paciente um e-mail, um SMS ou mensagem via WhatsApp – logo após o agendamento – confirmando esse agendamento e com todas as informações necessárias, as chances de esquecimento (e de falta) são muito menores.

Lembrete do agendamento

Mas imagine que, ainda assim, ele se esqueça do agendamento. Aí entra em ação um segundo fluxo de automação, que é o lembrete de agendamento. 

Essa mensagem pode ser enviada – pelos meios que você desejar – logo no início do dia agendado. Caso o agendamento seja logo pela manhã, é possível enviar no final do dia anterior.

E-mail de boas-vindas

A gente não recebe uma visita especial pela primeira vez em nossa casa, sem desejar que ela seja bem-vinda. E seus pacientes – principalmente no primeiro contato – são visitas especiais que sua clínica está recebendo.

Comunicação de resultados de exames

Quem realiza exames, em geral está preocupado com a confirmação de alguma doença ou alteração. A ansiedade pelo resultado pode fazer com que a pessoa (ou familiares) fiquem ligando (e ocupando) seu time de atendimento em busca dos resultados.

Ao automatizar esse tipo de comunicado, você tanto ganha muitos pontos com seus pacientes quanto alivia seu time.

Acompanhamento pós-consulta

Nesse contato você pode sanar possíveis dúvidas ou incômodos quanto à experiência do paciente em seu espaço.

É possível confirmar se a pessoa está ciente dos próximos passos que precisa dar (exames, retornos), se gostou da experiência na clínica e abrir espaço para sua avaliação.

E mesmo se esse feedback for negativo, encare como algo útil, que vai te ajudar a aprimorar os serviços da sua clínica.

Nutrição para fornecer informações sobre saúde e bem-estar

Outra possibilidade bastante útil, que automações de marketing permitem, é manter contato e relacionamento com seus pacientes, fornecendo dicas, informações e orientações sobre saúde e bem-estar, relacionadas às especialidades atendidas em sua clínica.

Imagine um paciente diabético. Essa pessoa vai precisar manter um cuidado constante com a saúde e, por isso, suas dicas podem ser muito úteis.

Além disso, é possível indicar outros profissionais – de outras clínicas ou especialidades – que possam ser úteis ao acompanhamento do paciente, numa espécie de “collab”. Além de ajudar seu paciente, você pode também ser indicado por esses profissionais.

Além de prestar um serviço útil para seu público, essa estratégia ainda ajuda a clínica a criar autoridade em suas áreas de atuação.

Aniversário ou datas especiais

Relacionamento com clientes não é só vender. Ao fazer contato com seus pacientes em momentos como aniversário, Dia da Mulher e coisas assim, você fortalece o relacionamento com eles.

E essa estratégia também é útil para sua marca voltar à lembrança daquelas pessoas que já tiveram contato, mas que não comparecem há bastante tempo.

Recuperar pacientes antigos

Falando nisso, outro fluxo de automação fundamental é de recuperar pacientes antigos. 

Mas como fazer isso?

A estratégia aqui é manter um fluxo regular de nutrição dessas pessoas, com conteúdos úteis e, entre um e outro, lembrá-los que estão há tempos sem comparecer, que a clínica tem horários disponíveis e que é importante manter o acompanhamento em dia.

Isso aumenta bastante a taxa de recuperação de pacientes antigos.

Fluxo de NPS com indicação

Não sabe do que estamos falando? Funciona assim: logo após a consulta, seu time pede para os(as) pacientes darem nota sobre a experiência com a clínica e/ou o profissional que atendeu.

As pessoas que derem notas altas, como 9 e 10, são “promotoras” da sua marca. Para essas, vale enviar uma mensagem solicitando que elas avaliem sua clínica no Google e/ou que indiquem para outras pessoas. Essa é uma estratégia muito poderosa!

Se você não sabe como funcionam as avaliações no Google, assista ao vídeo abaixo.

Fluxo de ChatBot

Pela sua experiência, você sabe que a grande maioria das perguntas que as pessoas fazem, ao ligar para seu atendimento, são corriqueiras e repetidas. 

Mapear essas perguntas e criar um processo automatizado de respostas, você consegue trazer a resposta àquela dúvida de maneira imediata, sem que o(a) paciente precise esperar nada. Além, é claro, de aliviar o seu atendimento de ter de responder as mesmas perguntas diversas vezes por dia.

E sabe de uma coisa: é possível dar essas respostas inclusive em vídeo. Seu paciente vai achar que você gravou aquela resposta pensando nele, não é legal?

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