WhatsApp Business: como funciona e como usar?

Redes Sociais - Victoria Côrtes

Um aplicativo gratuito, que boa parte dos empreendedores já estão familiarizados de certa forma e que facilita o atendimento online de muitos negócios, especialmente para pequenas e médias empresas. Esse é o WhatsApp Business (ou WhatsApp para Empresas), uma versão especial de um dos aplicativos mais populares em todo o mundo que surgiu para facilitar a rotina de interação com clientes.

Mas como funciona esse aplicativo? E como uma empresa pode usá-lo da forma mais adequada para favorecer o seu negócio?

É isso que você aprenderá neste artigo. Confira!

O que é WhatsApp Business e qual a vantagem para negócios?

O WhatsApp Business (ou WhatsApp para Empresas) é uma versão gratuita do WhatsApp, disponível para dispositivos Android e IOS, criada especialmente para o uso de pequenas e médias empresas. O objetivo é facilitar a interação desses negócios com seus clientes e, consequentemente, simplificar a rotina dos empreendedores. 

A grande vantagem do WhatsApp Business é a possibilidade  ter uma interação mais direta e objetiva com os clientes, de forma mais rápida, automatizada e relevante para o controle comercial de um negócio.

O que muda no WhatsApp Business?

A grande diferença entre o WhatsApp normal e o WhatsApp Business é adaptação do aplicativo para cada tipo de usuário. O aplicativo comum é voltado para pessoas e suas necessidades. Já o WhatsApp Business foi pensado de forma personalizada para as necessidades e dificuldades de negócios no atendimento de seus clientes.

Com o WhatsApp para empresas, por exemplo, ficou mais fácil para um empreendedor ou atendente responder clientes, classificá-los e analisar seus dados para tirar insights de possíveis melhorias no atendimento.

Entenda melhor sobre as funcionalidades do WhatsApp Business abaixo.

Como funciona o WhatsApp Business? Quais recursos oferece para empresas?

A principal utilidade do WhatsApp Business é a possibilidade de criar um perfil comercial para a sua empresa na rede. Essa funcionalidade serve para criar uma relação mais profissional com o cliente, que sentirá confiança e dará mais credibilidade ao serviço.

Funciona da seguinte forma: a empresa cria uma conta no aplicativo e insere as principais informações, como: e-mail, site, descrição da marca e endereço do lugar físico.

A partir desse primeiro momento, o contato direto com o cliente já fica mais completo, facilitando as informações primordiais que respondem dúvidas frequentes.

Confira abaixo o vídeo especial que o próprio WhatsApp produziu para entender melhor como o aplicativo pode ser utilizado para expor as principais informações da sua empresa:

Você sabia que o WhatsApp está entre as 3 redes sociais mais utilizadas? Clique aqui e saiba mais sobre!

Além da função principal, o WhatsApp Business também oferece outros recursos muito úteis para negócios que querem melhorar o seu contato online com seus clientes:

Ferramenta de respostas rápidas

Para economizar tempo, ou não acabar esquecendo de responder algum cliente, o WhatsApp Business possui uma ferramenta de respostas rápidas. A ferramenta, além de facilitar a organização na hora de falar com os seus clientes, faz com que sua empresa possa criar um vínculo de comunicação constante com eles de forma mais eficaz.

Para usar a ferramenta, basta salvar mensagens que são usadas frequentemente. Após salvar a resposta, ela ficará guardada e você poderá encaminhá-la posteriormente para qualquer outro contato.

respostas rápidas whatsapp business

Mensagens automáticas

Além das respostas rápidas, o aplicativo também disponibiliza as mensagens automáticas. Ela tem a configuração para envio imediato quando alguém entra em contato, e poderá ser programada por você da maneira que for mais viável.

Dentre as opções de mensagens automáticas que você pode usar no WhatsApp Business, estão, por exemplo: mensagens de saudações e de ausência, muito usadas para mensagens enviadas fora do horário comercial da empresa, agradecendo pelo contato e alertando o cliente de que ele receberá uma resposta em breve.

O que acha de começar a usar as figurinhas do WhatsApp de maneira estratégica para a sua marca? Essa é uma das grandes tendências das redes sociais para os próximos anos, saiba mais aqui.

Métricas para análise

Apesar da ferramenta de métricas do WhatsApp Business ainda não contar com um sistema de resultados muito aprofundados, é possível fazer uma análise básica, porém importante, das suas mensagens enviadas, entregues, recebidas e lidas através do aplicativo.

Inclusive, você costuma acompanhar as principais métricas do seu marketing digital? Leia o artigo a seguir e avance nas suas estratégias!

10 KPIs que todo gerente de marketing deve acompanhar já

Como criar e configurar um perfil comercial no WhatsApp Business?

Confira abaixo o tutorial fornecido pelo próprio WhatsApp:

  • Acesse a Google Play Store (Android) ou a App Store da Apple (IOS) no seu smartphone, pesquise, baixe e instale o aplicativo do WhatsApp Business;
  • Se você já possuir uma conta no WhatsApp comum que usa para a sua empresa, transfira os arquivos de mídia e o histórico de conversa para o WhatsApp Business, caso deseje;
  • Se você ainda não possui uma conta no WhatsApp comum, crie uma nova conta gratuitamente, confirmando o número do celular que irá utilizar o WhatsApp Business;
  • Depois, para criar o seu perfil comercial no WhatsApp Business, preencha o nome e a categoria da sua empresa. Adicione também uma foto de perfil;
  • Para configurar o seu perfil comercial, clique em mais opções (três pontinhos na vertical no canto superior direito), acesse as Configurações e depois toque no nome da sua empresa. A partir disso, clique no símbolo de Editar e complete as lacunas, como endereço, produtos e serviços oferecidos, horário de atendimento, e-mail e site.

Depois disso, pronto! O seu perfil já está configurado e pronto para uso.

Como usar o WhatsApp Business de forma efetiva para a sua empresa? Dicas especiais

1 – Organize-se usando etiquetas no WhatsApp Business

As etiquetas são basicamente um método para organizar seus clientes de acordo com as categorias que você mesmo criar. Dessa forma, eles poderão ser segmentados por cores, de acordo com a estratégia de público da sua empresa. 

Utilizando elas, você pode, por exemplo, sinalizar os clientes que já marcaram uma consulta, solicitaram um orçamento, os que já fecharam uma venda e até mesmo os que só fizeram o orçamento de algum serviço. 

etiquetas whatsapp business

Você sabe como qualificar os contatos da sua empresa para identificar oportunidades de negócio? Se tem dúvidas sobre o assunto, acompanhe o texto:

Como converter visitantes em leads qualificados

2 – Mantenha contato com o cliente após a venda

Mesmo depois de vender o seu produto, não deixe o cliente desamparado e crie uma relação mais próxima com ele. 

Mande vídeos com tutoriais sobre o seu produto ou serviço, por exemplo. Compartilhe outras novidades relacionadas ao consumo dele na sua loja. 

Essas pequenas ações farão com que o seu cliente se sinta acolhido e, possivelmente, busque mais serviços da sua empresa quando ele precisar.

3 – Forneça um atendimento completo pelo aplicativo

Essa é uma dica muito importante! Ao abrir o canal de comunicação pelo WhatsApp ou usar um link de redirecionamento do seu site até o aplicativo, por exemplo — o que é ótimo e facilita o relacionamento direto —, você precisa ser efetivo no atendimento

Imagine que você tenha uma clínica de consultas médicas, por exemplo.

Caso tenha aberto o canal para agendamentos de consultas, não fará o menor sentido que você solicite ao paciente uma ligação ou a confirmação de algum dado por e-mail. 

Muitas vezes, o paciente está sem tempo para, por exemplo, ligar em um consultório para marcar uma consulta. O Whatsapp será uma ótima opção. Não crie empecilhos para que os serviços oferecidos tenham que passar por outras etapas. 

Ao facilitar essa comunicação com um atendimento rápido e de excelência, o fechamento de vendas certamente será mais assertivo.

*As imagens utilizadas no corpo deste artigo fazem parte da divulgação online do WhatsApp Business.

Como gerar link para o WhatsApp Business

Você sabia que é possível criar um link para que seus clientes sejam redirecionados direto para o Whatsapp da sua empresa? E a melhor parte: é super fácil criá-lo. Aqui as instruções:

  1. Substitua os zeros do link pelo número da sua empresa — com DDD (https://api.whatsapp.com/send?1=pt_BR&phone=5500000000000);
  2. Após modificar esse link, basta começar a compartilhar com quem deseja. 

Por exemplo, para acessar o WhatsApp da Eixo:

https://api.whatsapp.com/send?1=pt_BR&phone=5561992586370

A parte mais legal de tudo isso é que torna a comunicação mais rápida e fácil. Além disso, esse link pode ser disponibilizado onde você quiser. Como, por exemplo, no site da empresa e nas redes sociais.

Confira tudo o que precisa saber sobre Redes Sociais em um só lugar! Acesse aqui a nossa categoria e aprofunde-se no assunto!

Gerenciador de WhatsApp para Empresas

Quer conhecer formas de gerenciar melhor o seu WhatsApp Business? Recomendamos que você integre o seu perfil comercial no aplicativo com o CRM da sua empresa. Basta conferir se o seu CRM permite essa integração, como os CRMs da Moskit e da HubsPot.

A depender do tipo de integração oferecido pelo seu CRM, você poderá iniciar conversas com seus clientes mais facilmente (sem gastar tanto tempo procurando os contatos ou salvando números), ter acesso mais visual ao histórico completo de interações do cliente no WhatsApp da sua empresa, automatizar a troca de mensagens, enviar arquivos com mais facilidade, entre outras utilidades.

Como vender mais pelo WhatsApp Business? Orientações da Eixo

Para vender mais pelo WhatsApp Business, existem algumas ações simples e práticas que você pode aplicar:

  • Estabeleça um responsável (ou mais de um) exclusivo para o WhatsApp, especialmente se o seu negócio receber um grande volume de mensagens. Isso ajuda a automatizar todo o processo e agilizar o atendimento, fazendo com que a sua empresa esteja a todo o momento disponível para o cliente. Lembre-se que nesse tipo de contato com o cliente o tempo de resposta é muito importante e pode ser o ponto crucial entre ele fechar um negócio com você ou com o concorrente, caso responda mais rápido. Muitas pessoas já buscam o WhatsApp de uma empresa, inclusive, porque esperam uma resposta rápida.
  • Utilize listas de transmissão como forma de engajar os seus contatos e gerar vendas mais recorrentes. As listas de transmissão são listas com contatos selecionados que receberão algum tipo de conteúdo exclusivo. Você pode convidar os seus clientes a entrarem nessa lista de transmissão, com a promessa de que por ela enviará descontos e promoções exclusivas, só para quem está na lista.
  • Use e abuse de gatilhos mentais nas mensagens trocadas com seus clientes. Gatilhos mentais são argumentos que são capazes de gerar um forte estímulo na mente dos consumidores para que realizem a ação desejada por uma marca, como o consumo. Ao divulgar promoções ou descontos, por exemplo, você pode falar que essa oferta é relâmpago e se encerrará em X horas (gatilho da urgência) ou que aquela oferta está disponível apenas para X clientes e existem poucas vagas (gatilho das escassez). Neste outro artigo, explicamos melhor sobre os gatilhos mentais.
  • Não tente vender a todo custo, entenda o momento do cliente. Forçar uma venda é um dos principais erros de um time comercial e isso também se aplica ao WhatsApp Business. Se no seu atendimento perceber que o contato não está pronto para a compra, não force a barra. Mas também não o descarte de início. Você pode adotar uma abordagem mais educativa e de instrução, direcionando o contato para conteúdos de outros canais da sua empresa (como site, blog, Instagram) que o ajudem a solucionar o problema ou a dor com a qual ele chegou no seu WhatsApp Business. Ele pode não estar pronto para a compra agora, mas com essa abordagem com certeza vai considerar a sua empresa futuramente quando precisar! Não sabe ao certo como identificar a dor do seu cliente? Veja aqui.
  • Seja objetivo no seu atendimento. Tenha em mente que, em geral, clientes entram em contato por WhatsApp com empresas para perguntas específicas. Por isso, vá direto ao ponto e responda exatamente o que o cliente quer saber, sem enrolá-lo demais na resposta. Isso gera mais satisfação no atendimento e aumenta as chances de que ele finalize uma compra com você.

Leia também:

Marketing de Indicação: aprenda a gerar mais vendas pela divulgação dos seus próprios clientes!

Dúvidas frequentes

– Como usar WhatsApp Business em dois celulares?

Utilize o recurso do WhatsApp Web. Para isso, abra o navegador do celular 1 e acesse o site do WhatsApp Web nele. Depois disso, selecione a opção “Versão para desktop” do navegador. Agora, acesse o próprio aplicativo do WhatsApp Business no celular 2 e clique na opção do WhatsApp Web. Por fim, basta apontar o celular 2 para o QR Code aberto no navegador do celular 1 e, pronto, você conseguirá utilizar o WhatsApp para Empresas em dois celulares diferentes.

– Como usar WhatsApp Business em mais de um PC?

A melhor opção é utilizar uma ferramenta alternativa, como a Callbell. Com isso, é possível gerenciar a mesma conta do WhatsApp Business em vários computadores diferentes, o que pode facilitar o atendimento da sua equipe. Saiba mais sobre a ferramenta aqui.

– Tem como usar WhatsApp e WhatsApp Business no mesmo celular?

Sim, porém cada aplicativo deve estar vinculado a um número de telefone diferente. Sendo assim, é necessário utilizar um celular com dois chips ou mais. Não é possível usar o WhatsApp comum e o WhatsApp Business no mesmo celular se os dois aplicativos estiverem utilizando o mesmo número.

– Como mudar meu WhatsApp para conta comercial?

Basta instalar o aplicativo do WhatsApp Business e, no momento de configurar a sua conta comercial, o próprio aplicativo identifica se já existe uma conta comum de WhatsApp configurada para aquele número e oferece a opção de importar os arquivos de mídia e o histórico de conversa do seu WhatsApp para a conta comercial no WhatsApp Business.

– Como verificar conta comercial no WhatsApp?

De modo geral, contas comerciais são verificadas apenas pelo próprio WhatsApp, com base em aspectos como: se a empresa é conhecida ou não, autêntica, entre outros. É possível tentar a verificação pelo Gerenciador de Negócios do Facebook, basta seguir estes passos para entrar em contato com o suporte do WhatsApp e solicitar a avaliação da verificação.

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